Las preguntas que la gente hace antes de comprar.

¿Qué es una operadora automática?

Es el menú grabado que contesta la línea de un negocio y envía a cada persona que llama adonde necesita ir: el «marque 1 para ventas, marque 2 para servicio» que ha oído mil veces. En el sector también se le llama atendedor automático (auto attendant), recepcionista virtual o árbol telefónico. La definición completa explica en qué se diferencia de un IVR y de un ACD, que son tres cosas distintas que se usan como sinónimos.

¿Necesito un teléfono de escritorio, una aplicación o equipo nuevo?

No. Todos en su equipo siguen usando el teléfono que ya llevan en el bolsillo, con su marcador normal y su plan de celular normal. No hay nada que instalar, nada en lo que iniciar sesión y nada que cargar por la noche. Las llamadas llegan como llamadas entrantes comunes.

¿Puedo conservar el número que ya tengo?

Sí, y es el camino predeterminado en la aplicación. Después de iniciar sesión, la primera pregunta es «¿A qué número llaman hoy sus clientes?»; se hace una verificación inmediata del número y el formulario pide solo lo que ese número necesita: para una línea fija o de internet de EE. UU., el nombre en la cuenta, su nombre y correo electrónico, el número de cuenta, la dirección de facturación y una factura reciente; para un celular de EE. UU., lo mismo más el PIN de transferencia del operador; para los números gratuitos y los canadienses, solo quién es el titular de la cuenta, y nuestro equipo se encarga de moverlos. La única firma es la autorización de transferencia, que se firma en línea desde un correo electrónico. No se cobra nada hasta que el número se haya transferido, y usted sigue el estado en la aplicación.

Su línea anterior sigue recibiendo llamadas mientras se realiza la transferencia, así que nada se interrumpe mientras espera. No la cancele hasta que confirmemos que el número se movió; le avisamos por correo electrónico cuando pueda hacerlo. Los operadores fijan la fecha de la transferencia, y lo más pronto que puede solicitarla es dentro de 8 días.

En Estados Unidos, la FCC exige que las portabilidades simples de línea fija a línea fija y las intermodales simples se completen en un día hábil, con cuatro días hábiles para las solicitudes no simples.1 Portar su número actual explica qué hace que una portabilidad sea no simple, por qué se rechazan y el único error que pierde un número para siempre.

¿Mi número de celular personal aparecerá ante quienes llaman?

No. Quienes llaman marcan su número de negocio y ese es el único número que interviene de su lado. Su número de celular nunca se muestra, nunca se publica y nunca se entrega.

Esa es la razón principal por la que la mayoría lo compra: puede poner un número en su sitio web, su camioneta y su perfil de Google Business sin entregar su línea personal a todo internet. Cuando se le reenvía una llamada, su teléfono muestra el número del negocio como identificador de llamada, para que sepa que es una llamada de trabajo. Cuando alguien de su equipo devuelve la llamada a un cliente desde su propio teléfono, es una llamada de celular normal con su propio identificador.

Si un número de negocio aparece como «Spam Likely» en las llamadas salientes, dos guías (en inglés) lo tratan: por qué un número aparece como Spam Likely y cómo corregir una etiqueta de spam. Si cada persona debe tener además un número directo es otra decisión: un número de negocio frente a números individuales (en inglés).

¿A cuántas personas puede llamar?

El menú tiene hasta siete opciones y cada opción puede hacer sonar hasta tres teléfonos, uno tras otro, cada uno entre 10 y 60 segundos (por ejemplo, al empleado durante 20 segundos y después al dueño); si nadie contesta, quien llama deja un mensaje de voz. No hay cargo por persona. Los teléfonos suenan en orden, nunca a la vez. Diseñar su menú explica cómo elegir las opciones, y cuántas líneas telefónicas necesita (en inglés) trata las llamadas simultáneas.

¿Qué pasa fuera de horario?

Usted define el horario de atención de cada día, en su zona horaria. Fuera de él, y todo el día en los festivos que agregue, quienes llaman escuchan su mensaje de cerrado y después dejan un mensaje de voz o la llamada termina tras el mensaje. Las llamadas no se reenvían a un celular ni a una persona de guardia fuera de horario. Los mensajes de voz llegan por correo electrónico en el idioma que usted eligió para su empresa, con la grabación adjunta y una transcripción en un segundo correo.

¿Está planeando cubrir la noche? Un plan de guardia fuera de horario (en inglés) explica qué implica, y llamadas perdidas y fuera de horario explica cuánto valen las llamadas que pierde.

¿Es un servicio de contestación?

No. Con una operadora automática, quienes llaman se comunican con su propio equipo: el menú dirige cada llamada y la persona indicada contesta en su propio celular, de modo que los clientes hablan con quienes conocen el trabajo. Operadora automática frente a servicio de contestación explica la diferencia, y recepcionista con IA, servicio de contestación y operadora automática (en inglés) agrega la opción de IA.

¿En qué se diferencia de Google Voice?

La versión corta: el plan independiente de Google Voice admite un máximo de un usuario y es solo para EE. UU.,2 y una operadora automática y los grupos de timbrado requieren el nivel Standard o Premier,3 lo que para un equipo significa además una suscripción a Google Workspace.

Auto Attendant está pensado para un equipo que comparte un número: a quien llama se le pregunta con quién quiere hablar y suena el teléfono de esa persona, a un precio fijo y sin cargo por persona. La comparación completa pone ambos lado a lado.

¿Atienden a negocios en Canadá?

Sí. El servicio es para Estados Unidos y Canadá en los mismos términos: números locales por código de área (la disponibilidad varía), números gratuitos, portabilidad de un número canadiense elegible y los mismos $29 al mes, facturados en dólares estadounidenses. Antes del primer cobro se confirma si se agregan impuestos de venta canadienses. El horario de atención se puede fijar en la zona del Este, Central, de las Montañas, del Pacífico o del Atlántico, lo que cubre Toronto, Winnipeg, Regina, Edmonton, Vancouver y Halifax; no existe la zona horaria de Terranova. Clientes en Canadá trata el 9-1-1, la portabilidad, la privacidad y la facturación, y las páginas principales están disponibles en francés.

¿El menú puede estar en español, en inglés o en francés?

Sí. El saludo y el menú pueden estar en español (con una voz en español de EE. UU. y el horario dicho en español), en inglés y en francés canadiense, hasta los tres en una misma línea. Cuando hay más de un idioma, quien llama elige de una de dos maneras: primero, antes de cualquier otra cosa («For English, press 1. Para español, oprima el 2.»), o con una tecla al final del menú (7 para español, 8 para francés, 9 para inglés); en ese segundo modo, quienes llaman desde códigos de área de Quebec empiezan en francés. El menú sigue teniendo hasta siete opciones. Menús en varios idiomas explica la disposición.

¿Qué pasa con el 911 y las llamadas de emergencia?

Enrutamos llamadas entrantes a celulares comunes. No hacemos llamadas salientes y no ofrecemos 911, E911 ni ningún servicio de llamadas de emergencia. Para comunicarse con los servicios de emergencia, marque directamente el número de emergencias local desde un teléfono que admita llamadas de emergencia en su propia red.

Como cada persona conserva su propio celular con su propio operador, las llamadas de emergencia desde esos teléfonos funcionan exactamente como antes. Llamadas de emergencia explica lo que Kari's Law y las reglas de ubicación despachable de la FCC exigen a los sistemas telefónicos de varias líneas, y las reglas del 9-1-1 de la CRTC para Canadá, con las reglas enlazadas.

¿Puedo tener submenús o hacer sonar varios teléfonos?

No. Hay un solo menú de hasta siete opciones, y cada opción hace una sola cosa: hacer sonar teléfonos, recibir un mensaje de voz, o reproducir un mensaje y colgar. No hay submenús ni horarios por opción. Una opción puede hacer sonar hasta tres teléfonos, uno tras otro, nunca a la vez, y una línea también puede funcionar sin menú: va directo a una sola acción (hacer sonar teléfonos, tomar un mensaje de voz o reproducir un mensaje), después de la elección de idioma si la hay. La mayoría de los negocios necesita tres o cuatro opciones, y un menú de un solo nivel lleva a cada persona al lugar correcto con una sola tecla.

¿Puedo grabar el saludo con mi propia voz?

No. El saludo y el menú se generan con texto a voz a partir del texto que usted escribe, en español, en inglés o en francés canadiense. No se ofrece subir una grabación propia. Si un mensaje necesita una redacción distinta de la que da la aplicación, nuestro equipo puede ajustarla si lo solicita.

¿Pueden los clientes enviar mensajes de texto al número del negocio?

No. El número no envía ni recibe mensajes de texto y no hace llamadas salientes. Es una línea de voz para llamadas entrantes, así que no imprima «envíenos un texto» junto a él.

¿Qué pasa si nadie contesta?

La llamada recibe un mensaje de voz. La grabación llega por correo electrónico como archivo MP3 adjunto, y la transcripción escrita, en el idioma del mensaje (los mensajes en francés o en español se transcriben en su propio idioma), llega en un segundo correo cuando la transcripción produce texto. Los mensajes de voz también se conservan en su panel durante 365 días. Envíe los correos a más de una persona, o a una dirección que lea más de una persona: un mensaje de voz en la bandeja de una sola persona que está de vacaciones es un cliente perdido.

Para saber cuánto cuesta una llamada sin contestar, vea la calculadora del costo de las llamadas perdidas (en inglés); para las herramientas de respuesta por texto a llamadas perdidas, vea la lista de verificación de respuesta por texto (en inglés).

¿Puedo tener un número gratuito?

Sí. Los números gratuitos usan los códigos 800, 888, 877, 866, 855, 844 y 8334 y se comportan de manera distinta de los números geográficos, también cuando cambia de proveedor: se mueven mediante un cambio de Organización Responsable (Responsible Organization) y no con una portabilidad ordinaria.5 Local frente a gratuito explica cuál quiere realmente su negocio.

¿Hay contrato?

No hay contrato ni plazo de aviso. El precio es de $29 al mes, fijo, y puede cancelar en cualquier mes desde el portal de facturación; el servicio sigue hasta el final del período ya pagado. No hay prueba gratuita en un número nuevo ni descuento por compromiso anual, porque no hay compromiso anual. Cuando termina una suscripción, el número sigue contestando hasta el final del período ya pagado y luego se libera de inmediato. Si un pago falla, quienes llaman escuchan que el número no está disponible temporalmente hasta que el pago se complete. Usted paga en línea al final de la configuración, y un número nuevo entra en servicio en cuanto se completa el pago. A un número que usted trae no se le cobra hasta que se haya transferido.

¿Cuánto tarda la configuración?

La configuración se hace en la aplicación, que está en español, inglés y francés: ingrese su correo electrónico, el nombre del negocio y el país, inicie sesión con el enlace que le enviamos por correo, ingrese el número al que llaman hoy sus clientes (o consiga uno nuevo) y arme el menú. Las decisiones toman unos diez minutos: el número, el saludo y lo que hace cada opción. Usted paga en línea al final de la configuración, y un número nuevo entra en servicio en cuanto se completa el pago. A un número que usted trae no se le cobra hasta que se haya transferido. Un número que usted trae entra en servicio el día en que se completa la transferencia; los operadores fijan esa fecha, lo más pronto que puede solicitarla es dentro de 8 días, y su línea anterior sigue funcionando todo ese tiempo. Cuánto tarda una portabilidad (en inglés) da los plazos regulados.

¿Empieza desde cero? Cómo conseguir un número de teléfono comercial y qué código de área usar (ambos en inglés) tratan primero las opciones.