Aviso de cambio de dirección o de número: plantilla de flujo de llamadas

Cuándo conviene este flujo

Como mensaje temporal mientras quienes llaman se adaptan a una mudanza o a un número comercial recién anunciado.

Mantenga cada ruta atada a una necesidad de quien llama. Con Auto Attendant cada opción hace una sola cosa: hace sonar hasta tres teléfonos uno tras otro (nunca a la vez), toma un mensaje de voz o reproduce un mensaje y cuelga. Una línea también puede funcionar sin menú, con una sola acción. Una llamada desviada muestra su número comercial como identificador de llamadas, y el equipo devuelve las llamadas desde sus propios celulares.

Por qué este flujo está diseñado así

Una mudanza o un número nuevo crea un período en que los clientes usan la información anterior. El trabajo del saludo es tender el puente: decir en una frase qué cambió, decir qué no cambió y dejar que quien llama llegue al equipo. Un negocio que se mudó pero conservó su número debe decir “nuestro número de teléfono no ha cambiado”, porque muchas personas suponen lo contrario.

Si el número mismo cambió, el mensaje debe repetirse con claridad, con los dígitos leídos en grupos, y mantenerse el tiempo suficiente para que los clientes actualicen sus registros. Cuánto depende de cuántas personas tienen el número anterior; un negocio con camionetas y letreros impresos lo conservará un año o más. Use el mensaje como un frente temporal del saludo principal, no como algo permanente.

Flujo y pulsaciones

El diagrama muestra lo que escucha quien llama y adónde lleva cada elección. La cuenta es el número de selecciones en el teclado desde el primer menú hasta ese destino; un submenú añade una pulsación más.

Texto original de los guiones

Los menús de Auto Attendant se reproducen en inglés, francés y español, hasta los tres en una misma línea. Los guiones en español de esta página se pueden usar tal cual: sustituya los campos sombreados y péguelos en el menú.

Reemplace los campos sombreados con los datos que necesitan quienes llaman. No los lea en voz alta tal como están escritos. El conteo de palabras y la duración se calculan a partir de cada guion; el tiempo hablado se estima a 150 palabras por minuto, así que las pausas y las indicaciones del teclado pueden alargar el saludo hablado. Auto Attendant lee su texto con una voz de síntesis; usted escribe las palabras en lugar de grabarlas.

El texto sombreado es un campo por completar: reemplácelo con sus propios datos.

Un ejemplo práctico

Ejemplo ilustrativo: un consultorio de fisioterapia se muda a dos calles de distancia y conserva su número. El saludo dice: “Nos mudamos al 14 de Example Street. Nuestro número de teléfono no ha cambiado. Para hablar con el equipo, oprima 1. Para dejar un mensaje, oprima 2”. Se mantiene seis semanas. Durante ese mismo período la oficina actualiza sus fichas en línea, la firma de su correo electrónico y su papel membretado.

Un ejemplo más discreto es el de un negocio que cambió su servicio telefónico a otro proveedor. Los clientes no necesitan saberlo, pero el equipo sí: pruebe que las llamadas al arreglo anterior sigan llegando y que el saludo principal esté intacto antes de anunciar nada.

Tiempos, opciones y errores comunes

Trate el aviso como temporal y fije una fecha para revisarlo. El menú activo puede seguir disponible detrás del aviso.

Use la versión del local nuevo solo si quienes llaman necesitan saber la ubicación. Use la versión del número nuevo solo cuando sea el número que quienes llaman deben guardar.

• No lea en voz alta un número personal que no esté publicado.
• Quite o acorte el aviso cuando quienes llaman hayan tenido tiempo de actualizar sus registros.

Diga la opción antes de su tecla, ponga primero la necesidad más frecuente y repita las teclas al final. Un punto de partida práctico es no tener más de unas cuatro opciones en el primer nivel: quien llama debe escuchar, recordar las opciones y elegir una. Use un submenú para una rama menos común en lugar de hacer que todos escuchen cada detalle.

Para una guía completa de enrutamiento, vea enrutamiento de llamadas y diseño del menú. Un menú de Auto Attendant tiene hasta siete opciones; cada una hace sonar hasta tres teléfonos en turno, toma un mensaje de voz o reproduce un mensaje. Los mensajes de voz se envían por correo electrónico, en el idioma del negocio, con el MP3 adjunto, seguido de una transcripción en el idioma del mensaje.

Normas y reglas detrás de esta plantilla

Las fichas del negocio deben coincidir. El IRS acepta un cambio de dirección comercial mediante el Formulario 8822-B 1, y el Servicio Postal ofrece reenvío de correo por cambio de dirección 2. Actualizar cada uno el mismo día que el saludo mantiene los registros coherentes.

Si el cambio implica cambiar de proveedor telefónico conservando el número, las normas de portabilidad de la FCC exigen que una portabilidad sencilla de línea fija a línea fija, o entre tecnologías distintas, se complete en un día hábil, salvo que el nuevo proveedor o el cliente pidan un plazo mayor 3. Planifique el cambio de modo que el saludo nuevo esté listo antes de que el número se mueva.

Esta es información general, no asesoría legal. Las reglas varían según el estado y cambian; confirme cualquier aspecto que afecte a su negocio con la fuente o con un asesor.

Pruébelo antes de publicarlo

• Diga claramente si el número de teléfono cambió.
• Lea un número nuevo despacio, en grupos.
• Actualice la dirección ante el IRS, la dirección postal y las fichas en línea el mismo día.
• Ponga una fecha de finalización del mensaje en el calendario.
• Pruebe el número desde fuera del vecindario.

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