Cierre por día festivo: plantilla de flujo de llamadas

Cuándo conviene este flujo

Para un día festivo oficial o un cierre de la empresa planeado con fecha de reapertura conocida.

Mantenga cada ruta atada a una necesidad de quien llama. Con Auto Attendant cada opción hace una sola cosa: hace sonar hasta tres teléfonos uno tras otro (nunca a la vez), toma un mensaje de voz o reproduce un mensaje y cuelga. Una línea también puede funcionar sin menú, con una sola acción. Una llamada desviada muestra su número comercial como identificador de llamadas, y el equipo devuelve las llamadas desde sus propios celulares.

Por qué este flujo está diseñado así

Un saludo de feriado debe grabarse antes del feriado y activarse a una hora determinada. Necesita tres datos: de qué cierre se trata, cuándo reabre la oficina con fecha y hora exacta, y qué debe hacer quien llama. Si existe una ruta de emergencia, menciónela en una sola cláusula; si no existe, no insinúe una.

Los cierres por feriado son la causa más frecuente de saludos desactualizados, porque el saludo se cambió el último día antes del descanso y nadie lo volvió a cambiar. La solución es una regla de dos fechas en el calendario del negocio: un día para activar el mensaje y otro para desactivarlo. Quien administra el calendario es dueño del saludo.

Flujo y pulsaciones

El diagrama muestra lo que escucha quien llama y adónde lleva cada elección. La cuenta es el número de selecciones en el teclado desde el primer menú hasta ese destino; un submenú añade una pulsación más.

Texto original de los guiones

Los menús de Auto Attendant se reproducen en inglés, francés y español, hasta los tres en una misma línea. Los guiones en español de esta página se pueden usar tal cual: sustituya los campos sombreados y péguelos en el menú.

Reemplace los campos sombreados con los datos que necesitan quienes llaman. No los lea en voz alta tal como están escritos. El conteo de palabras y la duración se calculan a partir de cada guion; el tiempo hablado se estima a 150 palabras por minuto, así que las pausas y las indicaciones del teclado pueden alargar el saludo hablado. Auto Attendant lee su texto con una voz de síntesis; usted escribe las palabras en lugar de grabarlas.

El texto sombreado es un campo por completar: reemplácelo con sus propios datos.

Un ejemplo práctico

Ejemplo ilustrativo: un pequeño estudio de arquitectura cierra del 24 de diciembre al 2 de enero. La gerente de la oficina graba el mensaje de cierre a mediados de diciembre y pone dos entradas en el calendario compartido: “activar saludo” el 23 y “desactivar saludo” el 2 de enero antes de abrir. El 2 de enero lo primero es escuchar el saludo desde un celular.

Un caso más complicado es un feriado flotante que solo observan algunos empleados. El saludo debe decir lo que hace la oficina, no lo que hace una persona; “nuestra oficina está cerrada el lunes” es correcto aunque alguien trabaje desde casa.

Tiempos, opciones y errores comunes

Asegúrese de que el horario normal se reanude a la hora de reapertura indicada. Agregue un recordatorio para restaurar el saludo habitual después del cierre.

Para un cierre de varios días, indique el primer día en que el equipo realmente responderá.

• No deje en el mensaje las fechas de días festivos del año pasado.
• Si la hora de reapertura es incierta, diga cuándo conviene volver a llamar en lugar de adivinar.

Diga la opción antes de su tecla, ponga primero la necesidad más frecuente y repita las teclas al final. Un punto de partida práctico es no tener más de unas cuatro opciones en el primer nivel: quien llama debe escuchar, recordar las opciones y elegir una. Use un submenú para una rama menos común en lugar de hacer que todos escuchen cada detalle.

Para una guía completa de enrutamiento, vea enrutamiento de llamadas y diseño del menú. Un menú de Auto Attendant tiene hasta siete opciones; cada una hace sonar hasta tres teléfonos en turno, toma un mensaje de voz o reproduce un mensaje. Los mensajes de voz se envían por correo electrónico, en el idioma del negocio, con el MP3 adjunto, seguido de una transcripción en el idioma del mensaje.

Normas y reglas detrás de esta plantilla

No existe una lista nacional única de días en que un negocio privado deba cerrar. La Oficina de Administración de Personal (OPM) publica el calendario de feriados federales para los empleados federales 1, que muchos negocios usan como referencia, pero cada negocio privado fija el suyo. Cuando un plazo de presentación de impuestos cae en sábado, domingo o feriado legal, el IRS lo pasa al siguiente día hábil 2, lo que importa si sus clientes de contabilidad llaman por plazos cercanos a un feriado.

Diga la fecha de reapertura con claridad. La guía de comunicación en crisis de Ready.gov insiste en identificar a los públicos a los que necesita llegar y en mantener actualizados los datos de contacto 3, y un saludo de feriado es una forma de bajo riesgo para practicar esa disciplina.

Esta es información general, no asesoría legal. Las reglas varían según el estado y cambian; confirme cualquier aspecto que afecte a su negocio con la fuente o con un asesor.

Pruébelo antes de publicarlo

• Cree entradas de calendario “activar saludo” y “desactivar saludo” con un responsable.
• Indique la reapertura con fecha y hora exacta.
• Mencione una ruta de emergencia solo si hay una persona asignada a ella.
• Escuche el saludo en vivo desde un celular después de activarlo.
• Vuelva a escucharlo la mañana en que reabra.

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