Cuándo conviene este flujo
Para un equipo que trabaja fuera de una oficina, donde las llamadas de despacho o de trabajos en curso deben sonar en la cuadrilla y las consultas de rutina deben separarse.
Mantenga cada ruta atada a una necesidad de quien llama. Con Auto Attendant cada opción hace una sola cosa: hace sonar hasta tres teléfonos uno tras otro (nunca a la vez), toma un mensaje de voz o reproduce un mensaje y cuelga. Una línea también puede funcionar sin menú, con una sola acción. Una llamada desviada muestra su número comercial como identificador de llamadas, y el equipo devuelve las llamadas desde sus propios celulares.
Con Auto Attendant. Con Auto Attendant, la tecla de trabajos en curso puede hacer sonar hasta tres teléfonos uno tras otro (por ejemplo, el jefe de cuadrilla, luego el despachador). Hacer sonar a toda la cuadrilla a la vez es una práctica general en sistemas con grupos de timbrado, que Auto Attendant no ofrece.
Por qué este flujo está diseñado así
Una cuadrilla de campo está lejos de un escritorio, a menudo con las dos manos ocupadas y a veces manejando. La tecla de despacho existe para que un cliente o un colega con un trabajo en curso pueda comunicarse con la cuadrilla, y en los sistemas telefónicos con grupos de timbre la elección es entre hacer sonar a todos a la vez (lo más rápido, pero ruidoso) y hacer sonar a un líder y después al grupo. Auto Attendant hace sonar hasta tres teléfonos uno tras otro (nunca a la vez), así que la tecla de despacho puede sonar primero en el teléfono de quien coordina a la cuadrilla, normalmente el líder, y después en el de la oficina.
Los teléfonos de la cuadrilla son más seguros como último recurso, no como primer contacto. Para las preguntas de rutina, dirija a la oficina. Reserve la tecla de la cuadrilla para llamadas sobre un trabajo en curso y dígalo en el saludo: “Si llama por un trabajo que se está realizando ahora, oprima 1”. Así las consultas de cotización no interrumpen un trabajo especializado.
Flujo y pulsaciones
El diagrama muestra lo que escucha quien llama y adónde lleva cada elección. La cuenta es el número de selecciones en el teclado desde el primer menú hasta ese destino; un submenú añade una pulsación más.
Nombrar en lenguaje sencillo las necesidades de quien llama.
- Oprima 1: Trabajo en curso o actualización de despacho → Suena el celular del jefe de cuadrilla o del despachador
- Oprima 2: Trabajo nuevo o cotización → Suena el teléfono del estimador
- Oprima 3: Otra solicitud → Buzón de voz
| Destino de la llamada | Secuencia de teclas | Pulsaciones | Ruta en este ejemplo |
|---|---|---|---|
| Trabajo en curso o actualización de despacho | 1 | 1 | Suena el celular del jefe de cuadrilla o del despachador |
| Trabajo nuevo o cotización | 2 | 1 | Suena el teléfono del estimador |
| Otra solicitud | 3 | 1 | Buzón de voz |
Texto original de los guiones
Los menús de Auto Attendant se reproducen en inglés, francés y español, hasta los tres en una misma línea. Los guiones en español de esta página se pueden usar tal cual: sustituya los campos sombreados y péguelos en el menú.
Reemplace los campos sombreados con los datos que necesitan quienes llaman. No los lea en voz alta tal como están escritos. El conteo de palabras y la duración se calculan a partir de cada guion; el tiempo hablado se estima a 150 palabras por minuto, así que las pausas y las indicaciones del teclado pueden alargar el saludo hablado. Auto Attendant lee su texto con una voz de síntesis; usted escribe las palabras en lugar de grabarlas.
Tres opciones · 43 palabras · unos 18 s a 150 palabras por minuto
Gracias por llamar a Nombre del negocio. Si llama por un trabajo que se está realizando ahora, oprima 1 para hablar con la cuadrilla. Para un trabajo nuevo o una cotización, oprima 2. Para cualquier otro asunto, oprima 3 y deje un mensaje.
El texto sombreado es un campo por completar: reemplácelo con sus propios datos.
Un ejemplo práctico
Ejemplo ilustrativo: una cuadrilla de jardinería saluda así: “Si llama por un trabajo que se está realizando ahora, oprima 1. Para un trabajo nuevo o una cotización, oprima 2. Para cualquier otro asunto, oprima 3”. La tecla 1 suena en el teléfono de la coordinadora de la oficina, que sabe dónde está cada cuadrilla y pasa un mensaje al líder entre tareas. Las cotizaciones nuevas suenan en el teléfono del estimador.
Un error frecuente es anunciar el celular de la cuadrilla en la camioneta. Entonces el teléfono suena con consultas de ventas durante el trabajo. El número del negocio con un menú, dirigido a la cuadrilla solo para trabajos en curso, mantiene a la cuadrilla concentrada en su tarea.
Tiempos, opciones y errores comunes
Dirija la tecla de trabajos en curso a la única persona que siempre puede actuar. En la práctica general, pruebe unos 20 segundos de timbrado antes del buzón de voz y ajuste según la cobertura del equipo.
En sistemas telefónicos con grupos de timbrado, hacer sonar varios celulares de la cuadrilla a la vez es una alternativa común cuando cualquier integrante puede tomar la llamada.
- No dirija todas las llamadas a todos los integrantes de la cuadrilla si no todos pueden atenderlas.
- Dé a quien llama por trabajo no urgente una ruta al buzón de voz en lugar de hacer sonar a una cuadrilla ocupada.
Diga la opción antes de su tecla, ponga primero la necesidad más frecuente y repita las teclas al final. Un punto de partida práctico es no tener más de unas cuatro opciones en el primer nivel: quien llama debe escuchar, recordar las opciones y elegir una. Use un submenú para una rama menos común en lugar de hacer que todos escuchen cada detalle.
Para una guía completa de enrutamiento, vea enrutamiento de llamadas y diseño del menú. Un menú de Auto Attendant tiene hasta siete opciones; cada una hace sonar hasta tres teléfonos en turno, toma un mensaje de voz o reproduce un mensaje. Los mensajes de voz se envían por correo electrónico, en el idioma del negocio, con el MP3 adjunto, seguido de una transcripción en el idioma del mensaje.
Normas y reglas detrás de esta plantilla
Los choques de vehículos son un riesgo laboral reconocido; el tema de Seguridad de Vehículos Motorizados de OSHA enumera la conducción distraída entre los riesgos de la operación de vehículos que abarca 1. Las cuadrillas no deben atender llamadas mientras manejan, lo que es otra razón para que la oficina atienda las llamadas de trabajos en curso y tenga la autoridad de transmitir mensajes.
El trabajo de campo tiene sus propios riesgos. La norma de construcción de OSHA exige protección contra caídas a seis pies o más sobre un nivel inferior 2, y sus recursos sobre calor describen los riesgos del calor al aire libre 3. Una llamada nunca vale la pena si interrumpe una tarea que requiere las dos manos.
Si un integrante de la cuadrilla está de guardia fuera de horario, la regla de guardia del Departamento del Trabajo establece cuándo ese tiempo cuenta como trabajo 4.
Esta es información general, no asesoría legal. Las reglas varían según el estado y cambian; confirme cualquier aspecto que afecte a su negocio con la fuente o con un asesor.
Pruébelo antes de publicarlo
- Dirija la tecla de trabajo en curso a la única persona que coordina a la cuadrilla.
- Diga en el saludo qué significa “trabajo que se está realizando ahora”.
- Mantenga los números celulares de la cuadrilla fuera de los vehículos y de los sitios web.
- Asegúrese de que la oficina pueda tomar y transmitir un mensaje.
- Acuerde una regla de no atender llamadas mientras se maneja.
Plantillas y guías relacionadas
- Línea urgente fuera de horario para oficios: plantilla de flujo de llamadas
- Escalamiento de guardia en secuencia: plantilla de flujo de llamadas
- Saludo de temporada alta: plantilla de flujo de llamadas
- Saludo principal del negocio: plantilla de flujo de llamadas
- Negocio de jardinería: guía de menú telefónico
- Empresa de techado: guía de menú telefónico
- Contratista general: guía de menú telefónico
- Empresa de mudanzas: guía de menú telefónico
- Enrutamiento de llamadas y diseño del menú
- Llamadas perdidas y lo que cuestan
Lecturas recomendadas
Artículos de investigación más largos sobre este tema (en inglés), cada uno con sus fuentes y un PDF descargable.
Artículos sobre este tema
Fuentes
Cada afirmación sobre normas o precios en esta página enlaza a su fuente primaria, a menudo en inglés. Las normas y los precios cambian: verifique antes de confiar en una cifra.
- OSHA, Motor Vehicle Safety (incluye la conducción distraída entre los riesgos de los vehículos de motor). Consultado el 14 de octubre de 2026
https://www.osha.gov/motor-vehicle-safety - 29 CFR § 1926.501, obligación de contar con protección contra caídas (norma de construcción de OSHA). Consultado el 14 de octubre de 2026
https://www.law.cornell.edu/cfr/text/29/1926.501 - OSHA, Heat: working in outdoor and indoor heat environments (trabajo con calor en exteriores e interiores). Consultado el 14 de octubre de 2026
https://www.osha.gov/heat-exposure - 29 CFR § 785.17, tiempo de guardia (reglas de horas trabajadas del Departamento de Trabajo de EE. UU.). Consultado el 14 de octubre de 2026
https://www.law.cornell.edu/cfr/text/29/785.17