Un menú telefónico para un salón de belleza o barbería

¿Quién llama y qué necesita?

Quienes llaman quieren una cita, necesitan cambiar una reserva o tienen una pregunta sobre un servicio. Si el equipo pasa el día con clientes, dirija las llamadas a un celular compartido de la oficina o use el buzón de voz para los momentos en que nadie puede contestar.

Mantenga el menú principal en el idioma de quienes llaman: los menús de Auto Attendant pueden estar en español, inglés y francés (hasta los tres en una misma línea). En Auto Attendant cada opción hace una sola cosa: hace sonar hasta tres teléfonos, uno tras otro (nunca varios a la vez), recibe un mensaje de voz o reproduce un mensaje y cuelga. Apunte cada opción a la persona, o a las personas en turno, que realmente atienden esa llamada. Una línea también puede funcionar sin menú y pasar directo a una sola acción.

Cómo son realmente las llamadas de un salón de belleza o barbería

Los salones y las barberías pierden llamadas por la mejor razón posible: quienes contestarían tienen las manos en el cabello de alguien. El resultado es que una consulta nueva para una cita suele llegar a un teléfono que suena sin respuesta, y la persona pasa al siguiente local. Un buzón de voz con transcripción por correo electrónico, más un menú corto, evita que la consulta se pierda.

Las llamadas en sí son muy acotadas: reservar, cambiar o cancelar, preguntar un precio, preguntar si hay disponibilidad hoy. Un menú con dos o tres opciones es más que suficiente. El riesgo es construir de más; un menú largo en un local pequeño espanta a quienes llaman y no añade nada que el estilista pueda aprovechar.

Menú recomendado

Deslice la tabla hacia los lados para ver todas las columnas.

El texto sombreado es un campo para completar: sustitúyalo por el suyo.

Este ejemplo usa 3 opciones de menú. Auto Attendant permite hasta siete; agregue una opción solo cuando envíe a un tipo distinto de persona a un destino realmente diferente. Una llamada que suena y no se contesta pasa al buzón de voz.

Guion del saludo

Nombre del negocio. Para reservar o cambiar una cita, oprima 1. Para una pregunta sobre un servicio o el horario, oprima 2. Si su cita es hoy, oprima 3.

El texto sombreado es un campo para completar: sustitúyalo por el suyo.

29 palabras, unos 12 segundos hablados a 150 palabras por minuto. La estimación se calcula a partir del guion de arriba; deje tiempo adicional para las pausas y una dicción clara.

El guion está en español, así que puede usarlo tal cual en un menú en español, con voz en español de EE. UU.; si la línea tiene más de un idioma, quien llama elige el suyo primero. Diga cada motivo antes de su tecla, como en “Para una consulta nueva, oprima 1”. Sustituya los campos sombreados y cualquier palabra de función o de servicio antes de escribir el saludo en el menú; una voz de texto a voz se lo leerá a quienes llamen.

Un ejemplo práctico

Ilustración: un salón de cinco sillas ofrece 1 para citas nuevas y 2 para cambios o cancelaciones; ambas hacen sonar el celular compartido de la recepción. Si nadie contesta, la llamada pasa al buzón de voz, que pide nombre, número, el servicio deseado y dos días de preferencia. Una persona lee la transcripción entre clientes y responde desde el celular del salón.

Fallo común: el celular personal de un estilista es el único número, y cada llamada perdida es una cita perdida. Un número comercial aparte que hace sonar un celular compartido de la recepción mantiene los números personales de los estilistas fuera del letrero.

Fuera de horario, fines de semana y días festivos

Indique la próxima hora de apertura y permita dejar un número para devolver la llamada. Si hay reservas en línea en otro lugar, el menú telefónico no puede hacer esa reserva; dé la dirección de forma verbal solo si el negocio tiene una página pública estable con su dirección.

Confirme el horario de los días festivos y si el mostrador de reservas tiene personal. El saludo de fin de semana debe coincidir con la agenda real de citas.

Fuera del horario que usted configure, Auto Attendant reproduce su mensaje de cierre y luego recibe un mensaje de voz o termina la llamada; no reenvía llamadas fuera de horario, y los días festivos se cierran todo el día. Cuando el consejo anterior mencione una ruta de guardia, mantenga la opción de esa persona dentro del horario que configure o explique el arreglo en el mensaje de cierre.

Revise el saludo después de cada cambio de horario. Un mensaje de voz llega por correo electrónico con la grabación adjunta y una transcripción cuando se genera una, pero no convierte la llamada en una llamada en vivo ni garantiza un tiempo de respuesta.

Normas y estándares que conviene conocer

Los salones son lugares de acomodación pública, por lo que se aplican los requisitos de la ADA para negocios abiertos al público, incluida la comunicación efectiva con clientes con discapacidad auditiva o del habla 12. Publicar una dirección de correo electrónico y un número que acepte llamadas por servicio de retransmisión son medidas sencillas. En cuanto a los animales de servicio, el personal solo puede preguntar si el animal es necesario por una discapacidad y qué tarea ha sido entrenado para realizar 3.

Las licencias para peluqueros, barberos y locales de salón las fijan los estados, y la guía de licencias y permisos de la SBA le indica la autoridad correspondiente 4. No mencione una licencia o una titulación en un saludo a menos que esté vigente.

Las llamadas grabadas fuera del buzón de voz están sujetas a las leyes de consentimiento para grabar 5; Auto Attendant no graba llamadas en vivo.

Esta es información general, no asesoría legal. Las normas varían según el estado y cambian; confirme con la fuente o con un asesor todo lo que afecte a su negocio.

Errores comunes del menú

• Enviar cada llamada a un estilista que está atendiendo a un cliente.
• Hacer que quien llama escuche una lista larga de empleados individuales.
• Prometer que el buzón de voz modifica una reserva automáticamente.

Mantenga el saludo breve, use los mismos nombres que quienes llaman ven en otros lugares y asegúrese de que cada ruta tenga un final razonable cuando nadie contesta.

Revise el menú antes de publicarlo

• Mantenga el menú en tres opciones o menos.
• Pida a quienes dejan un mensaje en el buzón de voz el servicio deseado y dos días de preferencia.
• Acuerden una hora del día para vaciar la bandeja de transcripciones.
• Publique una forma de reservar sin llamar para los clientes que no puedan usar el teléfono.
• Compare los saludos de la hora del almuerzo y del lunes con el horario real de apertura.

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