Un menú telefónico para un estudio de fotografía o eventos

¿Quién llama y qué necesita?

Los posibles clientes preguntan por una fecha y un paquete, los clientes con reserva hablan de un evento próximo y los colaboradores pueden necesitar un contacto de producción. Un menú sencillo puede separar las consultas nuevas de la coordinación del día del evento.

Mantenga el menú principal en el idioma de quienes llaman: los menús de Auto Attendant pueden estar en español, inglés y francés (hasta los tres en una misma línea). En Auto Attendant cada opción hace una sola cosa: hace sonar hasta tres teléfonos, uno tras otro (nunca varios a la vez), recibe un mensaje de voz o reproduce un mensaje y cuelga. Apunte cada opción a la persona, o a las personas en turno, que realmente atienden esa llamada. Una línea también puede funcionar sin menú y pasar directo a una sola acción.

Cómo son realmente las llamadas de un estudio de fotografía o eventos

Los fotógrafos y los estudios de eventos reciben consultas en oleadas: después de una feria de bodas, después de un reportaje o en la temporada en que las familias reservan retratos. Quien llama suele estar comparando proveedores y quiere una respuesta rápida y cordial, y una fecha. Si el teléfono suena durante una sesión, no se contesta, y un buzón de voz con transcripción es lo único que mantiene viva la consulta.

Un menú con dos o tres opciones es más que suficiente: consulta nueva, reserva existente y preguntas sobre entrega de fotos o impresiones. La ruta de reserva existente importa en temporada, cuando las parejas y los padres llaman para confirmar horarios y lugares justo antes del día.

Menú recomendado

Deslice la tabla hacia los lados para ver todas las columnas.

El texto sombreado es un campo para completar: sustitúyalo por el suyo.

Este ejemplo usa 3 opciones de menú. Auto Attendant permite hasta siete; agregue una opción solo cuando envíe a un tipo distinto de persona a un destino realmente diferente. Una llamada que suena y no se contesta pasa al buzón de voz.

Guion del saludo

Nombre del negocio. Para disponibilidad o un proyecto nuevo, oprima 1. Si su evento ya está reservado, oprima 2. Para un contacto de producción el día del evento, oprima 3.

El texto sombreado es un campo para completar: sustitúyalo por el suyo.

30 palabras, unos 12 segundos hablados a 150 palabras por minuto. La estimación se calcula a partir del guion de arriba; deje tiempo adicional para las pausas y una dicción clara.

El guion está en español, así que puede usarlo tal cual en un menú en español, con voz en español de EE. UU.; si la línea tiene más de un idioma, quien llama elige el suyo primero. Diga cada motivo antes de su tecla, como en “Para una consulta nueva, oprima 1”. Sustituya los campos sombreados y cualquier palabra de función o de servicio antes de escribir el saludo en el menú; una voz de texto a voz se lo leerá a quienes llamen.

Un ejemplo práctico

Ilustración: un estudio de dos fotógrafos ofrece 1 para una consulta de reserva nueva, 2 para una reserva existente y 3 para entrega e impresiones. La opción 1 hace sonar a la gerente del estudio. El buzón de voz pide la fecha y el lugar del evento, el tipo de evento y la mejor hora para devolver la llamada. Esa misma noche sale una respuesta desde el celular del estudio.

El fallo común es un saludo de temporada que no se actualiza. Decirles a quienes llaman en noviembre que las reservas “abren en primavera” cuando el calendario ya está lleno hace perder el tiempo a los mejores prospectos.

Fuera de horario, fines de semana y días festivos

Fuera del horario con personal, indique cuándo se revisarán las consultas. Mantenga activa la opción del día del evento solo en las fechas y horas en que el responsable asignado lleve el teléfono.

Los eventos pueden ocurrir en fin de semana con la oficina cerrada. Fije una ruta de evento con fecha cuando haga falta, y quítela o cámbiela cuando termine la cobertura.

Fuera del horario que usted configure, Auto Attendant reproduce su mensaje de cierre y luego recibe un mensaje de voz o termina la llamada; no reenvía llamadas fuera de horario, y los días festivos se cierran todo el día. Cuando el consejo anterior mencione una ruta de guardia, mantenga la opción de esa persona dentro del horario que configure o explique el arreglo en el mensaje de cierre.

Revise el saludo después de cada cambio de horario. Un mensaje de voz llega por correo electrónico con la grabación adjunta y una transcripción cuando se genera una, pero no convierte la llamada en una llamada en vivo ni garantiza un tiempo de respuesta.

Normas y estándares que conviene conocer

Los estudios abiertos a clientes son lugares de acomodación pública, y se aplican los requisitos de la ADA para negocios abiertos al público 1. Ofrezca una vía sin llamada, como una dirección de correo electrónico publicada, para los clientes que no puedan usar el menú telefónico 2.

Los fotógrafos deben prever interrupciones; la guía de continuidad del negocio de Ready.gov explica cómo seguir operando cuando fallan los equipos, los lugares o las comunicaciones 3. Un número de teléfono que sigue contestando cuando se pierde una computadora portátil o le roban el auto forma parte de eso.

Las licencias y los registros de los estudios pequeños dependen de las reglas estatales y locales, y la guía de licencias de la SBA indica por dónde empezar 4.

Esta es información general, no asesoría legal. Las normas varían según el estado y cambian; confirme con la fuente o con un asesor todo lo que afecte a su negocio.

Errores comunes del menú

• Dejar activo un contacto del día del evento después del evento.
• Enviar consultas nuevas a un fotógrafo que está en plena sesión.
• Usar una sola ruta para la disponibilidad de fechas y la coordinación urgente de un evento.

Mantenga el saludo breve, use los mismos nombres que quienes llaman ven en otros lugares y asegúrese de que cada ruta tenga un final razonable cuando nadie contesta.

Revise el menú antes de publicarlo

• Pida fecha, lugar y tipo de evento en el buzón de voz de consultas.
• Fije una regla de qué tan rápido se responde a las consultas durante la temporada.
• Actualice el saludo de temporada cada vez que se llene el calendario.
• Dé a las parejas y clientes existentes su propia tecla.
• Publique un correo electrónico o un formulario como alternativa sin llamada.

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