Saludo de la hora de almuerzo: plantilla de flujo de llamadas

Cuándo conviene este flujo

Cuando la oficina cierra para un almuerzo predecible y nadie tiene asignado contestar durante ese período.

Mantenga cada ruta atada a una necesidad de quien llama. Con Auto Attendant cada opción hace una sola cosa: hace sonar hasta tres teléfonos uno tras otro (nunca a la vez), toma un mensaje de voz o reproduce un mensaje y cuelga. Una línea también puede funcionar sin menú, con una sola acción. Una llamada desviada muestra su número comercial como identificador de llamadas, y el equipo devuelve las llamadas desde sus propios celulares.

Por qué este flujo está diseñado así

Un saludo de hora de almuerzo es la plantilla más pequeña y una de las más útiles para una oficina que cierra una hora. A quienes llegan a un mensaje de cerrado por almuerzo con hora de regreso rara vez les molesta; quienes llegan a un buzón de voz sin explicación suponen que el negocio cerró por el día. El mensaje necesita solo tres cosas: el nombre del negocio, la hora de regreso y la petición de nombre y número.

Funciona mejor como un cambio programado, no como algo que alguien recuerda a las 12:55. Si su sistema lo permite, programe el saludo por horario. Si no, asigne a la última persona que sale a almorzar la tarea de activarlo y a la primera que regresa la de desactivarlo.

Flujo y pulsaciones

El diagrama muestra lo que escucha quien llama y adónde lleva cada elección. La cuenta es el número de selecciones en el teclado desde el primer menú hasta ese destino; un submenú añade una pulsación más.

Texto original de los guiones

Los menús de Auto Attendant se reproducen en inglés, francés y español, hasta los tres en una misma línea. Los guiones en español de esta página se pueden usar tal cual: sustituya los campos sombreados y péguelos en el menú.

Reemplace los campos sombreados con los datos que necesitan quienes llaman. No los lea en voz alta tal como están escritos. El conteo de palabras y la duración se calculan a partir de cada guion; el tiempo hablado se estima a 150 palabras por minuto, así que las pausas y las indicaciones del teclado pueden alargar el saludo hablado. Auto Attendant lee su texto con una voz de síntesis; usted escribe las palabras en lugar de grabarlas.

El texto sombreado es un campo por completar: reemplácelo con sus propios datos.

Un ejemplo práctico

Ejemplo ilustrativo: un consultorio dental cierra de 1 a 2 p. m. Su saludo de almuerzo dice que la oficina está en su hora de almuerzo y regresará a las 2, pide nombre y número, y promete devolver la llamada “después de las 2”. La recepción lee las transcripciones a las 2:05 y devuelve las llamadas en orden.

Un descuido común es indicar una hora de regreso y luego volver tarde. Si la oficina suele reabrir a las 2:15, grabe 2:15, porque quienes oyen “2” y siguen llegando al buzón de voz a las 2:10 pierden la confianza.

Tiempos, opciones y errores comunes

Programe solo la ventana real del descanso. Si el equipo escalona el almuerzo y alguien puede contestar, deje activa la ruta normal.

Si la hora de regreso varía, diga “más tarde hoy” solo cuando sea una expectativa confiable.

• Evite que quien llama tenga que recorrer un menú que no lleva a nadie.
• No olvide cambiar el saludo después del descanso.

Diga la opción antes de su tecla, ponga primero la necesidad más frecuente y repita las teclas al final. Un punto de partida práctico es no tener más de unas cuatro opciones en el primer nivel: quien llama debe escuchar, recordar las opciones y elegir una. Use un submenú para una rama menos común en lugar de hacer que todos escuchen cada detalle.

Para una guía completa de enrutamiento, vea enrutamiento de llamadas y diseño del menú. Un menú de Auto Attendant tiene hasta siete opciones; cada una hace sonar hasta tres teléfonos en turno, toma un mensaje de voz o reproduce un mensaje. Los mensajes de voz se envían por correo electrónico, en el idioma del negocio, con el MP3 adjunto, seguido de una transcripción en el idioma del mensaje.

Normas y reglas detrás de esta plantilla

Si el personal debe contestar el teléfono durante el almuerzo, la respuesta está en las normas de salarios y horas. La regla del Departamento del Trabajo es que un período de comida de buena fe no es tiempo trabajado, pero el empleado debe quedar completamente libre de sus funciones, y un empleado obligado a cumplir cualquier tarea, activa o pasiva, mientras come está trabajando mientras come 1. De manera más general, el tiempo es libre solo si el empleado queda completamente libre y se le avisó con anticipación que puede irse y que no debe retomar el trabajo hasta una hora determinada 2. Si una persona debe quedarse en el escritorio para contestar el teléfono, el descanso puede ser tiempo de trabajo pagado. Un saludo de almuerzo grabado es una manera de permitir que todo el equipo tome un descanso genuino.

Ofrezca a quienes necesitan ayuda durante el descanso una ruta que exista, como una dirección de correo electrónico, ya que un mensaje de voz no es una respuesta 3.

Esta es información general, no asesoría legal. Las reglas varían según el estado y cambian; confirme cualquier aspecto que afecte a su negocio con la fuente o con un asesor.

Pruébelo antes de publicarlo

• Indique la hora real de regreso, no la prevista.
• Programe el saludo para que cambie automáticamente, o nombre quién lo cambia.
• Confirme que nadie está obligado a contestar el teléfono durante el descanso.
• Vacíe los mensajes de voz de la hora de almuerzo en unos 15 minutos después de regresar.
• Evite usar la plantilla para descansos de más de unas dos horas.

Plantillas y guías relacionadas

• Saludo fuera de horario: plantilla de flujo de llamadas
• Saludo general del buzón de voz: plantilla de flujo de llamadas
• Desbordamiento cuando nadie contesta: plantilla de flujo de llamadas
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• Consultorio dental: guía de menú telefónico
• Salón de belleza o barbería: guía de menú telefónico
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